Let op, onze telefonische bereikbaarheid is gewijzigd, wij zijn telefonisch bereikbaar op maandag tot en met vrijdag van 07:30 tot 17:00 uur. Wist u dat u 24 uur per dag gebruik kunt maken van de Mijn PreZero portal. Ga hiervoor naar mijnprezero.nl.
Privacy statement
Algemeen
PreZero heeft gekozen om het proces van verwerking van salarisstroken, verlofaanvragen, declaraties en het beheer van personele gegevens te verbeteren en moderniseren. Besloten is tot een optimaliseringsslag d.m.v. MIJN HR, een SAP Fiori applicatie welke naadloos aansluit op de PreZero SAP systemen. MIJN HR vervangt de SAP HR Portal. In de SAP HR Portal was het al mogelijk om verlof aan te vragen, declaraties in te dienen en de teamkalender te benaderen.
Voor alle medewerkers binnen PreZero Nederland met een contract (arbeidsovereenkomst of stageovereenkomst) komt MIJN HR beschikbaar. In MIJN HR kan de medewerker de volgende HR zaken voor zichzelf regelen:
- verlof aanvragen
- declaraties indienen
- salarisstrook inzien
- personele gegevens inzien en wijzigen
- mijn teamkalender inzien. (In deze kalender kan de medewerker zien wie van zijn/haar collega’s verlof heeft. Dit overzicht is beperkt tot de eigen afdeling / de eigen hiërarchie).
MIJN HR bevat een directe link naar de Knowledge Portal en Talent’up voor bepaalde groepen medewerkers binnen het PreZero netwerk op de computer of laptop.
Verwerking Persoonsgegevens
De persoonsgegevens welke verwerkt worden zijn:
Aanhef, voornaam, achternaam, voorletters, nationaliteit, geboortegegevens, woonadres, postadres, bankgegevens, e-mailadres (zakelijk of privé ), telefoonnummer, BSN nummer, salarisstroken, burgerlijke staat, voornaam, achternaam en geboortegegevens van echtgenote, partner en/of kinderen.
Let op: vanaf 1 januari 2020 wordt het BSN nummer niet meer getoond op de salarisstrook. Het BSN nummer is dan ook niet meer te zien op eerdere salarisstroken.
Persoonsgegevens worden niet opgeslagen in MIJN HR, maar in SAP HCM.
Er worden geen bijzondere persoonsgegevens vastgelegd.
Gegevensverwerkingen
- Mijn persoonsgegevens: mogelijkheid om persoonsgegevens aan te passen, zoals adres, gegevens burgelijke staat en gezinsleden, naamopmaak en prvié e-mailadres.
- Mijn inbox: : inzien of de verlofaanvragen en/of declaratie goed- of afgekeurd is. Leidinggevende van de medewerker ontvangt in deze inbox goedkeuring voor verlofaanvragen en declaraties
- Mijn persoonsgegevens: mogelijkheid om persoonsgegevens aan te passen, zoals adres, gegevens burgerlijke staat en gezinsleden, naamopmaak en privé emailadres
- Mijn declaraties: declaraties indienen voor overige zakelijke kilometers, reiskosten studie/extra woonwerkverkeer, training, en/of factuur / aankoopbon.
- Mijn verlof: actuele verlofsaldo inzien en verlofaanvragen inzien en indienen.
- Mijn teamkalender: inzien wanneer collega’s met verlof zijn om zo te kunnen bepalen of het organisatorisch verantwoordelijk is om verlof aan te vragen.
- Mijn salarisstroken: de salarisstrook is gelijk met de salarisbetaling zichtbaar en oude salarisstroken kunnen ook nog steeds worden ingezien.
De regelingen uit het personeelshandboek zijn van toepassing op bovenstaande apps (mijn persoonsgegevens, mijn inbox etc.).
Het vastleggen van de gegevens vindt plaats in SAP HCM. In MIJN HR worden dus géén persoonsgegevens opgeslagen (behalve gegevens om te kunnen inloggen). Mijn HR is de medewerkersportal van SAP HCM.
Gegevensverwerking binnen de FIORI omgeving verloopt via OData services (de koppeling tussen backoffice en front ent) waardoor er tussentijds geen gegevensopslag plaatsvindt. De gegevens worden direct op de fysieke server van PreZero opgeslagen.
Verwerkingsdoeleinden
Door middel van verdergaande digitalisering wil PreZero haar processen optimaliseren. MIJN HR zal een aantal papieren stromen vervangen en biedt de mogelijkheid voor medewerkers om haar gegevens te raadplegen.
- Medewerkers kunnen eigen persoonsgegevens inzien, controleren en aanvullen. Volgens de AVG heeft de werknemer een aantal rechten m.b.t. zijn / haar persoonsgegevens. Door MIJN HR maakt PreZero R&R Nederland het voor de werknemer makkelijker om zijn / haar persoonsgegevens in te zien en/of te wijzigen.
- Als werknemer mag ik mijn werkgever vragen om mijn persoonsgegevens in te kijken (artikel 15 AVG – recht van inzage)
- Als werknemer mag ik mijn werkgever vragen om mijn gegevens te laten verbeteren (artikel 16 AVG – recht op rectificatie)
- Als werknemer mag ik mijn werkgever vragen om mijn gegevens te laten verwijderen (artikel 17 AVG – recht op gegevenswissing) - Digitaal beschikbaar stellen van de salarisstrook.
- Digitaal verwerken van verlofaanvragen en declaraties.
- Medewerker inzicht geven om te controleren op de teambezetting voordat de medewerker verlof indient.
- Medewerker de mogelijkheid geven om zelf zijn / haar wachtwoord te resetten.
Juridisch en beleidsmatig kader
- Wet op loonbelasting schrijft voor dat een salarisstrook aan medewerkers verstrekt dient te worden.
- De CAO beroepsgoederenvervoer schrijft voor dat verlof(saldo) getoond moet worden.
- De CAO beroepsgoederenvervoer schrijft voor dat er een mogelijkheid moet zijn om PKB te kunnen regelen.
- De AVG vanwege de bescherming van persoonsgegevenspallets 7 tot 14 jaar meegaan?
In het Personeelshandboek van PreZero R&R Nederland staan de regelingen vermeld over het vergoeden van onkosten (declaraties) en opname verlof.
Kosten besparen door digitale salarisstrook valt onder het beleid. PreZero streeft naar efficiëntere processen / duurzaamheid (minder papieren stromen)
Beveiliging
Op het gebied van cybersecurity zijn testen uitgevoerd door een externe partij in samenspraak met het IT security team van PreZero R&R NEWS. De bevindingen van de web penetratietest door een ethische hacker zijn vastgelegd, evenals aanvullende checks op MIJN HR. Met het IT security team zijn de bevindingen geanalyseerd en aanvullende maatregelen genomen. Er zijn naar aanleiding van de web penetratietest geen zaken naar voren gekomen waarbij direct aanvullende acties noodzakelijk zijn.
Het PreZero IT security beleid is van toepassing.
De functie om wachtwoorden zelf te resetten is door IT intern en extern gecontroleerd en voldoet volledig aan de richtlijnen van het IT security beleid.
Er worden geen persoons- en bedrijfsgegevens in de cache opgeslagen. Webbrowsers/Fiori-Client slaan statische bronnen op, zoals JavaScript-bestanden, stylesheets en afbeeldingen in de cache van de browser.
Informatie, opmerkingen en klachten
Voor informatie, opmerkingen of klachten kun je altijd contact opnemen met de afdeling Human Resources via hrdigitaal.nl@prezero.com .